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PDF (Portable Document Format), ein von Adobe erstelltes Format, gewährleistet eine universelle Anzeige mit Text, Bildern und Formatierung. Seine Portabilität, seine Sicherheitsfunktionen und seine Drucktreue machen es neben der Identität seines Erstellers zu einem zentralen Element bei Dokumentenaufgaben.
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die gescannten oder fotografierten Text in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umwandelt. OCR-Dateien, häufig im Nur-Text- oder Dokumentformat, entstehen durch die Extraktion von Text aus Bildern und eignen sich daher für die Digitalisierung von Dokumenten.